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E-Mail-Verwaltung

Der Bereich E-Mails (/emails) bündelt den Posteingang Ihrer angebundenen IMAP-Konten und verknüpft Nachrichten direkt mit Aufgaben und dem Kalender. So können Sie E-Mails im Dashboard bearbeiten, ohne ständig zwischen Programmen zu wechseln.

Aufbau

Die Seite hat zwei Tabs:

Tab Zweck
Email Accounts IMAP-Konten anlegen, testen und aktivieren/deaktivieren
Emails Posteingang anzeigen, suchen, importieren und Aktionen ausführen

Schritt 1: E-Mail-Konto einrichten

  1. Gehen Sie zu E-Mails → Tab Email Accounts.
  2. Klicken Sie auf Konto hinzufügen (Plus-Symbol).
  3. Tragen Sie ein:
  4. IMAP-Server (z. B. imap.strato.com)
  5. Benutzername (E-Mail-Adresse)
  6. Passwort
  7. Port (Standard: 993 für IMAP über SSL)
  8. Aktiv — nur aktive Konten werden beim Import berücksichtigt
  9. Optional: Verbindung testen, bevor Sie speichern.
  10. Speichern.

Nach dem Speichern prüft das System die Verbindung automatisch (grünes Häkchen = erfolgreich).

Konto bearbeiten oder löschen

  • Bearbeiten: Stift-Symbol — Passwort muss beim Bearbeiten neu eingegeben werden.
  • Aktiv/Inaktiv: Schalter in der Liste — inaktive Konten werden nicht importiert.
  • Löschen: Papierkorb — entfernt das Konto aus dem System (importierte E-Mails bleiben bestehen).

Schritt 2: E-Mails abrufen

Wechseln Sie zum Tab Emails.

Manueller Import

  1. Klicken Sie auf Von IMAP Server laden.
  2. Optional: Haken bei Als gelesen markieren — markiert Nachrichten auf dem Mailserver als gelesen.
  3. Die Tabelle wird nach dem Import aktualisiert.

Automatischer Import (Cron)

Im oberen Bereich Zeitplan-Einstellungen:

  1. Legen Sie einen Zeitplan fest (z. B. alle 5 Minuten: */5 * * * *).
  2. Klicken Sie auf Cron starten.
  3. Der Status zeigt, ob der Job läuft, wann der nächste und letzte Lauf war.

Zum Stoppen: Cron stoppen.

Zeitplan-Format

Der Scheduler verwendet ein 5-teiliges UNIX-Cron-Format (Minute Stunde Tag Monat Wochentag). Das UI wandelt längere Ausdrücke automatisch um.

E-Mails durchsuchen und lesen

Suche

  • Suche Absender — filtert nach Absenderadresse oder -name
  • Suche Betreff — filtert nach Betreffzeile
  • Suchen startet die Abfrage; Aktualisieren lädt die aktuelle Seite neu

Liste und Detailansicht

  • Klicken Sie auf eine Zeile, um die Detailansicht zu öffnen.
  • Erneuter Klick klappt die Zeile wieder zu.
  • Inhalt: HTML-Nachrichten werden formatiert angezeigt; Plain-Text mit Zeilenumbrüchen.
  • Anhänge: Dateiname anklicken zum Herunterladen.

Paginierung

Unten in der Tabelle: Zeilen pro Seite wählen (5–100) und durch die Seiten blättern.

URLs der Form /emails?id=123 öffnen die E-Mail mit ID 123 (z. B. aus dem Kalender heraus).

Aktionen an einer E-Mail

In der Detailansicht rechts unter Aktionen:

Aufgaben

Situation Aktion
Noch keine verknüpfte Aufgabe Aufgabe erstellen — öffnet den Aufgaben-Dialog mit vorausgefülltem Titel; die E-Mail wird automatisch verknüpft
Noch keine verknüpfte Aufgabe Zu bestehender Aufgabe zuweisen — wählen Sie eine vorhandene Aufgabe aus der Liste
Aufgabe existiert bereits Zur Aufgabe — Link zum Dashboard (/dashboard?task={id})

Kalender

Situation Aktion
Noch kein Termin Kalendereintrag erstellen — Dialog mit vorausgefülltem Titel; die E-Mail wird verknüpft
Termin existiert bereits Zum Kalendereintrag — öffnet den Kalender

Löschen

Über das Papierkorb-Symbol in der Tabellenzeile. Anhänge werden mit gelöscht. Bestätigung erforderlich.

Verknüpfungen im System

E-Mails, Aufgaben und Kalender sind bidirektional vernetzt:

  • Aus einer E-Mail → Aufgabe oder Termin erstellen
  • Im Kalender → Link zur verknüpften E-Mail (falls vorhanden)
  • Im Aufgaben-Dashboard → verknüpfte E-Mails in der Aufgabe

Beim Erstellen aus einer E-Mail wird die E-Mail-ID in der Beschreibung der Aufgabe bzw. des Termins hinterlegt.

Typischer Workflow

  1. Email Accounts: Firmen-Postfächer per IMAP anbinden.
  2. Cron starten oder regelmäßig Von IMAP Server laden klicken.
  3. Eingehende Mails prüfen (z. B. Kündigungen, Handwerker, Mieteranfragen).
  4. Wichtige Mails → Aufgabe erstellen oder Kalendereintrag erstellen.
  5. Bearbeitung in Aufgaben/Kalender; jederzeit zurück zur E-Mail über den Link.

Fehlerbehebung

Problem Mögliche Ursache Lösung
Verbindungstest schlägt fehl Falsches Passwort, Port oder Server Zugangsdaten beim Provider prüfen; Port 993 für SSL
Keine neuen E-Mails Cron gestoppt oder Konto inaktiv Cron-Status prüfen; Konto auf „aktiv“ stellen
Import sehr langsam Viele Konten / großes Postfach Cron-Intervall anpassen; manuell nur bei Bedarf laden

Weitere technische Details zum Mailversand der Infrastruktur: Mail Relay.